Un CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta de gestión comercial muy potente y a menudo costosa. Para una PYME o para un autónomo muchas veces esto hace que la opción de contratar uno se descarte y se termine llevando una base de datos de clientes en un libro de excel en el mejor de los casos, y hasta en una libreta a boli lo he llegado a ver.

Hoy te traigo una solución intermedia, basándome en la aplicación de Contactos que viene con G Suite y Google Drive. Las nomenclaturas de clientes, clientes potenciales, etc, son ejemplos, cada empresa debe adaptar estos grupos de contactos a su estructura organizativa. Vamos a verlo:

Google Drive

Crearemos, por ejemplo, tres carpetas, una de clientes, otra de clientes potenciales y otra de proveedores, y dentro de cada una, crearemos carpetas con el nombre de las personas o empresas que vayamos a tener. En estas carpetas podemos guardar:

  • Presupuestos enviados / recibidos.
  • Documentación que nos hayan mandado.
  • Un documento de notas con el historial de la persona, veces que se le ha llamado…
  • Facturas.
  • Fotos de trabajos realizados.

Cualquier cosa relacionada con el contacto, la guardaremos en su carpeta. Una vez terminemos de meter todo en la carpeta, copiaremos la URL para poder acceder a ella directamente.

Contactos

La aplicación de Contactos también hay que prepararla creando varios grupos, por ejemplo:

  • AGENDA (Común a todos)
  • CLIENTES
  • CLIENTES POTENCIALES
  • PROVEEDORES

Una vez tengamos los grupos creados, crearemos el contacto con toda la información relevante del mismo. Si ampliáis la imagen veréis que se puede recopilar mucha información, desde su nombre, empresa y puesto que tiene, correo y teléfono (se pueden añadir varios), cuanta más información completemos mejor.

Una vez tengamos toda la información metida, en el campo de tipo «Sitio web» pegaremos la URL de la carpeta, para poder acceder directamente desde la aplicación de contactos, y marcaremos el «Sitio web» con la etiqueta CRM. Se pueden añadir más campos dentro de este tipo, como los enlaces a su página o redes sociales.

Finalmente guardaremos el contacto y le asignaremos los grupos, Agenda siempre, para que cuando sincronicemos contactos en nuestro teléfono lo tengamos almacenado, y un segundo grupo según tipo de contacto.

Esta no es una solución CRM como tal, pero para todas esas empresas que no pueden asumir el coste de uno completo es un método perfecto para tener toda la información unificada y en cualquier dispositivo.

Si te surgen dudas puedes incluirlas en los comentarios para completar el post, y si aún no tienes una cuenta y quieres probar G Suite, recuerda que tienes 14 días gratis.