Organizar tu bandeja de entrada te permitirá ahorrar tiempo a la hora de buscar correos y priorizar tu trabajo, pero esto es algo que Gmail (tanto en la versión G Suite como en gmail.com) puede hacer por nosotros si configuramos los filtros y etiquetas correctamente.

ETIQUETAS

Lo primero que tenemos que hacer es tener claro como vamos a organizar nuestra bandeja de entrada, lo más sencillo y crear una estructura de etiquetas por tipo de remitentes:

  • INTERNO
  • PROVEEDORES
    • PODEMOS GENERAR ETIQUETAS ANIDADAS SI DE ALGÚN PROVEEDOR EN CONCRETO TENEMOS MUCHO VOLUMEN.
  • FORMULARIO DE CONTACTO
  • NEWSLETTER Y PUBLICIDAD
  • SOPORTE

El ejemplo también puede valer para tu cuenta de gmail.com particular:

  • FAMILIA
  • FACTURAS
  • PUBLICIDAD
  • TRABAJO O ESTUDIOS
  • COMPRAS
  • ….

Las etiquetas las podemos crear desde la barra lateral izquierda, abajo del todo pulsando en «Nueva etiqueta» o irnos a la configuración, pestaña etiquetas. Esta segunda vía es la más recomendable ya que además de crearla, podremos aplicarle las opciones de visibilidad. Podemos elegir entre:

  • Mostrar: Es la opción mas recomendada para aquellos tipos de correo que más necesitamos revisar.
  • Ocultar: La mantendrá oculta hasta que despleguemos la lista pulsando «Más», sobre todo usado para correo prescindible o publicitario.
  • Mostrar si hay sin leer: Opción más que recomendable para tener la zona de etiquetas con lo esencial en general y lo secundario solo si es necesario.

FILTROS

Una vez tenemos nuestra estructura de etiquetas creada, podemos crear filtros a partir de cualquier búsqueda que realicemos, para empezar iremos a la barra de búsqueda del correo y desplegaremos las opciones pulsando en el triangulo hacía abajo.

Caja de búsqueda

Sobre esta primera pantalla que conocemos todos y usamos casi a diario, hay algunos pequeños detalles a tener en cuenta:

  • En el campo «De», si quisiéramos buscar todas las direcciones de un mismo dominio, algo útil para no tener que buscar todas las personas de una misma empresa que nos escriben, bastará con dejar en blanco el espacio detrás de la @, si queremos buscar los correos que nos han llegado de EMCO, bastará con buscar @empresaconectada.es para que aparezcan todos los usuarios de ese dominio.
  • Sin salir del campo «De», si queremos unificar en una misma etiqueta varias direcciones de correo o dominios, no necesitamos crear un filtro para cada uno de ellos, bastará con poner OR entre correo y correo: contacto@empresa.es OR provedor@detal.com OR @otroproveedor.es tantas veces como necesitemos. Funciona mezclando usuarios y dominios, y editando el filtro posteriormente podrás añadir direcciones nuevas.
  • No incluir chats: marcar esta casilla es importante si utilizamos Hangouts, ya que evitará que nuestros chats se etiqueten también.

Una vez tenemos todos nuestros campos pulsaríamos en «Buscar», aunque esta acción no es necesaria nos ayudará a verificar que la búsqueda que hemos configurado es la que realmente queremos. Ya verificado, desplegamos de nuevo la caja de búsqueda y pulsaríamos en «Crear filtro». Estas son las opciones que nos aparecerán:

Las opciones que nos aparecen son las acciones que queremos que haga Gmail cuando llega un correo incluido en la búsqueda. Importantes para nuestra organización serán:

  • Saltar Recibidos: Esta opción es muy personal, puede que haya correos que no queramos recibir en la bandeja de entrada por su nivel de importancia y dejarla marcada, pero tenemos que tener en cuenta que Gmail (ni en el escritorio ni en la aplicación de móvil) nos avisará que hemos recibido ese correo, aparecerá como leído en la etiqueta que seleccionemos. Mi consejo es que solo la marques en caso de tener etiquetas de publicidad o avisos que ya nos llegan por otro medio.
  • Aplicar la etiqueta: Podemos elegir una de las etiquetas que hemos creado anteriormente o crearla si no está en el listado.
  • Reenviarlo a: Si queremos que todos los correos que nos lleguen de esta búsqueda le lleguen a otra persona, tendremos que configurar su dirección. Te recomiendo que lo hagas previamente en Configuración, pestaña «Reenvío y correo POP/IMAP». Recuerda dejar Inhabilitado el reenvío, para que solo se haga mediante filtros, o se reenviará todo tu correo.
  • Por último, Aplicar el filtro también a los mensajes que cumplen los criterios: Si no marcamos esta opción, todos los mensajes que tengamos en la bandeja quedarán sin etiquetar. A no ser que queramos que la organización sea solo a partir de la fecha de la creación del filtro, esta opción hay que marcarla.

El resto de opciones son bastante descriptivas, pero si tienes dudas puedes escribirme y las vemos más a fondo.

Si tenemos nuestra cuenta desde hace mucho tiempo, organizar la bandeja de correo puede llevar varias horas identificando lo que queremos agrupar, pero una vez terminado el mantenimiento de los filtros se limitará a añadir alguna nueva dirección de vez en cuando.