Aunque la opción de «delegar acceso» siempre ha estado disponible bajo petición, a partir de la nueva versión de Contactos de G Suite será accesible para todos. Por ello vamos a dar un repaso a que supone y las funcionalidades que podemos darle.

Lo primero y más importante, ¿qué supone delegar contactos? Al delegar tus contactos a otro usuario de tu organización, estarás dando acceso de consulta y edición a esta persona o personas.

Cada cambio que realices en tus contactos se verá reflejado, y cada cambio que haga la persona a la que has dado acceso se actualizará automáticamente en tu libreta. Esto tiene muchas ventajas pero solo en casos puntuales.

Agenda común en grupo de trabajo.

Imagina un equipo de comerciales que no tiene asignadas cuentas individuales, sino que cada uno de ellos puede atender solicitudes de cualquier cliente, teniendo una cuenta de comercial genérica con los contactos delegados a todos los comerciales permitirías que cualquiera de ellos actualizara la información de contacto en las agendas del resto de compañeros

Y no solo datos de contacto, sino información sobre la última llamada, si ha cambiado de empresa, domicilio o página web.

Mantener al día la agenda de tu superior.

No son pocas las empresas que delegan en un tercero la gestión de la agenda de contactos de los altos mandos (también su calendario y correo, pero esto da para otro articulo). Gracias a la delegación de contactos, cuando tu superior vuelva de una reunión con 6-7 tarjetas de visita podrás actualizar su agenda sin necesidad de entrar con su usuario y contraseña.

Como ves, son pocos casos en los que la delegación de contactos resulta de utilidad, pero si te encuentras en uno de ellos, seguro que acabas de ver una gran solución a un foco de perdida de tiempo.

La nueva versión de Contactos estará disponible para todos el próximo 15 de enero, pero si quieres ir probándola ya, puedes escribirnos y te la activaremos como siempre hacemos con todas las novedades de G Suite.

Y si tu problema es que aún no cuentas con G Suite en tu empresa, solicítanos una prueba totalmente gratuita.